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时间:2019-02-10 来源:东星资源网 本文已影响 手机版

  案例:丁丽是某局局长的秘书,她是资深的老秘书了,深得局长的信任。因为工作的关系,她跟领导最近,经常向领导们请示汇报工作,所以局里领导们的事儿她最清楚。   她最近有些心烦,因为她发现局里两位副局长:王副局长和刘副局长之间的矛盾越来越深了。有时王副局长还在她面前抱怨几句刘副局长,丁秘书不敢有所表示,每次都借故避开话题。她心里明白王副局长这样说,是希望能得到她这位局长秘书的支持。本来也是,局长年纪大了,还有两年就要退休了,很有可能就从两位副局长中选一个扶正。两人本来在工作上就时常有不同的意见,再加上涉及个人前途,他们之间的争斗那就更复杂了。丁秘书身在其中,有时觉得很难做,处理起来总是小心翼翼的。
  有一天,丁秘书送文件去王副局长办公室,敲门进去以后,发现刘副局长也在。丁秘书定睛一看,看到刘副局长面色铁青,好像刚才正在与王副局长激烈地争论着某个问题。
  丁秘书见状马上说“对不起,我过一会儿再来。”但刘副局长叫住她说:“丁秘书,你等会儿再走,过来听听,我们俩的意见谁有道理。”丁秘书马上说:“对不起,刘副局长,我没时间,局长让我送完文件后马上就去他办公室,他还有急事让我办。还有王副局长,局长说这份文件很重要,请您看完后抓紧时间落实。”说完,就退了出去。
  其实,丁秘书撒了个谎,局长没有急事让她办,可要不这么说,刘副局长就不会让她走,两位副局长意见有分歧,让她一个做秘书的作评判,她又能说什么呢?
  分析与评述
  秘书与领导者群体的关系远比与单个领导的关系复杂。即使领导班子是团结的,也难免有矛盾、有分歧。如果处理不当,不仅仅是违反了秘书角色的行为规范,甚至会使自己处于左右为难、疲于应付、角色崩溃的境地。
  秘书要想处理好这种关系,应该明确以下职场伦理和规则:
  首先,应该认识到:领导群体有矛盾是正常的,绝对没有矛盾是不可能的。不同的领导有不同的思维习惯、工作特点和不同的个性特征,在工作过程中,不可能对所有问题在观点上、处理方式方法上完全一致。所以,当发现或遇到领导间的分歧与矛盾时,应视为平常,以平和之心应对,不必过于焦虑和忧心。
  其次,面对领导之间的矛盾,总的应对策略和原则是:
  秘书的言行、为人处事的出发点和目的,都应该从单位大局出发,从事业公利出发,坚持真理,秉公办事。按照矛盾的不同性质、不同程度和表现方式,秘书可考虑采用回避、中立、沟通、折中的方式妥善处理。不能以个人感情的好恶来取舍,支持一边,反对一边,更不能为一边提供反对另一边的材料,扩大他们之间的分歧。
  本案例中,局长秘书丁丽,针对两位副局长之间的矛盾,能够巧妙机智应对,采取了回避、中立的解决方式。面对棘手的领导分歧,急中生智,以不露痕迹的托词,使自己摆脱尴尬两难的境地,避免介入两位副局长的纠纷中去,也婉转地暗示了自己的中立态度――即不介入领导的矛盾纠纷,对领导的事不妄加评论,不谈论是非短长。
  这是一种工作伦理,更是一种工作智慧。因为秘书工作首先有明确的角色定位。在工作关系上,领导处于主导地位,秘书处于辅助地位,双方不是平起平坐的对等关系。所以当领导之间有矛盾时,因为是下级,面对纠纷,大多时候是无能为力,理应采取回避的方式,不可主动介入领导人之间的纠纷。若闯入人际关系禁区、雷区,往往会落得个损人不利己的结局。
  秘书在领导面前,应保持谦虚低调,谨言慎行,不要动辄当面对领导的言行举止、为人处事,工作的成败得失、功过是非妄加评判;更不可在背后议论领导,说领导的闲话、坏话,说不利于领导班子团结的话。妄加评判,不符合作为下属的职业伦理道德;妄论是非,支持一方,反对另一方,很容易加深领导之间的裂痕,其中得到支持的一方,很可能看不到自己的错误,而更加纵容自己的言行,不利于团结,更不利于工作。
  当然,一点不介入是非,不太可能,职场本来就充斥着是是非非;一味地回避,也失之圆滑和失职,因为协调也是秘书的一项重要职能。秘书和领导在工作中交往密切,领导之间有什么矛盾纠葛,难免有时会向秘书倾倒,秘书大多时候,只耐心地倾听,做个垃圾桶接收即可;但有时实在躲避不过,领导需要你表达意见时,也得懂得个中微妙分寸,既要尊重职场伦理,又得深谙人性复杂,做到“世事洞明,人情练达”,方能灵活应对,游刃有余。
  对领导的分歧表达意见,一定要坚持:一切从工作出发,对事不对人,客观公正。一切从工作出发,就可以始终保持清醒的理性的判断,保持独立的批判精神,也才能持论公允;对事不对人,就是要求抛却个人感情好恶,抛却偏见和成见,不能存有私心,仅从个人利益出发,或从小团体、小帮派的利益出发;客观公正,就是尊重事实,实事求是,保持客观中立的立场,不偏不倚,避免主观倾向性,避免以个人感情好恶为衡量是非的标准,不依附某个领导或某个帮派,不做墙头草、随风倒,与领导群体,始终保持等距离的关系,不分亲疏远近,不厚此薄彼,尤其忌讳支持一方而反对另一方。
  所以,假设不得不介入领导人之间的矛盾时,必须从事业公利出发,从维护领导班子团结的角度出发。针对此案例,秘书丁丽可以采取沟通、折中这两种方式,从中予以协调。
  所谓沟通,就是促进领导成员之间的沟通交流,以及强化秘书和各位领导之间的沟通交流。沟通不畅,就很容易造成误会,导致关系失调。这就要求秘书在触及到这类分歧、矛盾、误解、乃至隔阂时,做到心中有数,谨慎从事,尽量减少矛盾、缓化矛盾。尽自己的能力,主动采取巧妙的方式,做好沟通协调。晓之以理慎用,因为领导大道理能懂,秘书的角色也不适于用大道理去说服领导;动之以情是比较适用于领导的软协调方法。沟通办法之一就是委婉进言,好言相劝,让言行过激、观点有失偏颇的领导,能够主动认识到自己的问题,主动和对方化解矛盾、尽释前嫌、达成和解,这是促进领导人之间的沟通;另外,秘书还可在与领导人的工作和业余接触中,进行正式与非正式的交流沟通,增进矛盾各方的相互理解,促进关系协调。比如,对彼此有误会的地方,可以从第三者的角度,多做解释,澄清问题的症结;为了缓和矛盾,增加彼此的信任和好感,可以在彼此间多说好话,不说坏话,以达到消除误会的目的。
  折中的方式,是指秘书面对领导的意见分歧时,采取求同存异的方法,淡化分歧,强调共识。比如在为领导人之间传话或者汇报工作时,可以淡化、模糊处理领导间的分歧,多多强调或指出领导间的共识,尤其对本来就分歧很大、彼此成见很深的领导,秘书更得巧妙进行彼此感情和观点上的磨合、整合,避重就轻,求领导之同,存领导之异,以求达成共识,减少矛盾。
  当然,如果双方矛盾过大,秘书无力协调时,就只能采取回避、中立等不介入的方式,一切视情况而定,量力而行。
  最后,面对领导间的矛盾,秘书还要谨遵两条铁律:一是不可将领导间的矛盾分歧传播出去。尤其不能蜚短流长、搬弄是非,成为“长舌妇”;添油加醋,四处传播,只会使领导间的矛盾人为地扩大。二是不可把领导间工作上的矛盾分歧随便向上级报告,因为有矛盾分歧纯属正常,问题理应解决在本层面本部门,不能动辄把矛盾上交,这样也容易小事化大,激化矛盾。当然,当领导间工作意见分歧很大,僵持不下,使下属无所适从,秘书可以请示主要领导人,由主要领导出面协调或进行裁决;如果表面是工作意见上的分歧,实则掺杂进利益的角逐、权力的较量等不良因素,影响到工作,危及到单位利益时,在此种情境下,为了组织公利,秘书可以向主要领导人汇报,让主要领导人来定夺解决。
  (摘自《办公室业务》)

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